微軟近日宣布了一項(xiàng)重大更新，將SharePoint的原生電子簽名服務(wù)正式整合進(jìn)了Microsoft Word中，這一變革性的功能旨在極大提升文檔簽署的效率與便捷性。

通過(guò)這一新功能，用戶無(wú)需再將Word文檔轉(zhuǎn)換為PDF文件，即可直接在Word界面中發(fā)起電子簽名請(qǐng)求。這一改進(jìn)不僅省去了繁瑣的文件格式轉(zhuǎn)換步驟，還支持創(chuàng)建電子簽名模板，進(jìn)一步加速了文件的審批流程，并有效消除了實(shí)體簽署的繁瑣步驟。更重要的是，整個(gè)過(guò)程在Microsoft 365環(huán)境內(nèi)進(jìn)行，確保了數(shù)據(jù)的安全性和合規(guī)性。

在具體操作上，用戶只需通過(guò)Word的插入功能區(qū)即可輕松訪問(wèn)電子簽名功能。他們可以在文檔中添加簽名域，并直接發(fā)送簽名請(qǐng)求，全程無(wú)需切換應(yīng)用或更改文件格式。這一無(wú)縫集成的設(shè)計(jì)，使得電子簽名的使用變得前所未有的簡(jiǎn)單和直觀。

當(dāng)簽名請(qǐng)求發(fā)送后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)PDF副本供簽署。簽署完成后，這個(gè)PDF文件將被存儲(chǔ)在原Word文檔所在的SharePoint位置。整個(gè)過(guò)程都在Microsoft 365的信任邊界內(nèi)完成，從而確保了端到端的安全性。

用戶還可以直接將Word文件復(fù)用為電子簽名模板，這大大簡(jiǎn)化了重復(fù)簽署的流程。同時(shí)，該功能還集成了審計(jì)追蹤與通知機(jī)制。收發(fā)雙方都會(huì)收到郵件通知，簽署完成的PDF文件中還包含了完整的活動(dòng)記錄（審計(jì)追蹤），這可以驗(yàn)證簽署的時(shí)間以及簽署人的身份。

為了確保數(shù)據(jù)的安全合規(guī)，管理員可以通過(guò)Office組策略為特定用戶啟用此功能，并限制在指定的SharePoint站點(diǎn)使用。所有電子簽名活動(dòng)都會(huì)被記錄在Purview審計(jì)日志中，供管理員隨時(shí)查看和審計(jì)。

微軟表示，這一新功能目前正在向Microsoft 365的當(dāng)前和Beta頻道用戶推送。預(yù)計(jì)將在7月初完成在美國(guó)、加拿大、英國(guó)、歐洲以及亞太地區(qū)的部署，并計(jì)劃在2025年底前覆蓋全球。對(duì)于管理員來(lái)說(shuō)，啟用這一功能的步驟也非常簡(jiǎn)單。他們只需在Microsoft 365管理中心啟用SharePoint電子簽名并勾選Word選項(xiàng)，然后通過(guò)Intune或組策略管理應(yīng)用相應(yīng)的策略即可。

當(dāng)然，用戶也需要滿足一定的客戶端要求，即使用Word桌面版（Microsoft 365當(dāng)前頻道或Beta頻道）才能享受這一便捷功能。